Servicii Arhivare fizică

Compania noastră dispune de spaţii special amenajatepentru prelucrarea arhivei și depozitare, în condiţii de maximă siguranţă şi confidenţialitate.

Principalele etape ale arhivării fizice pe care le efectuăm în temeiul prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de Arhivele Naționale sunt:

Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic

Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru în baza căruia se realizează gruparea documentelor şi constituirea dosarelor. Färă nomenclator nu poate fi concepută o arhivă bine organizată, fapt ce justifică obligativitatea, prin lege, a întocmirii şi aplicării lui.

Colaborăm cu personalul dumneavoastră pentru realizarea acestui instrument de lucru, care defineste documentele, le stabileste valoarea si termenele de păstrare.

Fondarea

In cazul în care nu avem un fond arhivistic compact, întâlnindu-se fragmente, diverse părţi structurale ale unui fond sau documente foi volante, specialiştii nostri vor stabili apartenenţa acestora şi delimitarea fondului/fondurilor arhivistice.

Fondarea sau determinarea apartenenţei documentelor la fond reprezintă operaţiunea prin care se stabileste carui fond arhivistic aparţin documentele create şi deţinute de-a lungul timpului de către instituţia dumneavoastră.

Ordonarea documentelor

Operaţiunea de ordonare a arhivei se realizează pe baza nomenclatorului arhivistic, prin gruparea materialului documentar conform schemei organizatorice a instituţiei, şi termenelor de păstrare a documentelor.

Constituirea unităţilor arhivistice (dosarelor)

Odată grupate in ordine cronologică, pe probleme şi termene de păstrare, conform nomenclatorului arhivistic, documentele se pot constitui în unităţi arhivistice (dosare). în procesul de prelucrare arhivistică sunt eliminate din interiorul dosarelor filele albe, ciornele, obiectele metalice (agrafe, clame, ace).

Unităţile arhivistice astfel pregătite, vor fi legate în coperţi de carton, urmând ca fiecare dosar să nu depăşească numărul de file prevăzut de Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi detinătorii de documente, aprobatede Arhivele Naţionale.

La finalul acestei operaţiuni, fiecare dosar va avea trecute pe copertă elementele de identificare (cota, anul, indicativul din nomenclator, numărul filelor, etc.).

Inventarierea documentelor

În temeiul experienţei acumulate de-a lungul anilor şi perfecţionării pregătirii lor, specialiştii companiei ROYAL CONSULTING SRL sunt în măsură să execute în condiţii optime cea mai complex operaţiune arhivistică: inventarierea documentelor.

Procesul de inventariere se face prin înregistrarea tuturor unităților arhivistice (dosare, registre, condici, planuri, hărţi, fotografii, etc.) constituite la nivelul unei instituți/societăţi, acţiune materializată prin elaborarea instrumentelor de evidență – inventarele arhivistice. Inventarele rezultate pot fi puse la dispoziţia beneficiarului atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic.

Selecţionarea documentelor

Specialiştii noştri în domeniu vă pot acorda sprijinul necesar pentru evaluarea materialului documentar în vederea păstrării a ceea ce este valoros şi eliminării, prin selecţionare, a documentelor ce nu vă mai sunt utile în activitate,şi au termenele de păstrare expirate.

Eliminarea documentelor se face numai cu aprobarea Comisiei de Selecţionare din cadrul instituţiei/societăţii creatoare, şi cu avizul Arhivelor Naţionale.