Servicii Arhivare electronică

In cadrul oricărei institutii se creează documente cu un conţinut variat de informații, care trebuie sa ajungä in mod operativ la utilizator pentru a putea fi folosite cu eficienţă. În urma digitizării şi indexări documentelor, se obţin urmätoarele avantaje:

• eliminarea cheltuielilor privind hârtia şi spaţiul utilizat;
• creşterea eficienţei în regăsirea informaţiei şi, totodata, reducerea timpului consumat pentru căutarea acesteia;
• rezolvarea operativă a cererilor clienţilor privind documentele aflate în gestiunea noastră;
• asigurarea protecţiei depline a informaţiilor prin semnăturile electronice şi marcarea temporală a documentelor.

Procesul de digitizare a documentelor are ca etapă componentă prelucrarea fizică a acestora, fiind urmată de scanarea lor. Indexarea fişierelor şi stocarea lor pe un suport de memorie încheie procesul de arhivare electronică. Pentru a face posibilă o regăsire eficientă şi în timp util a informaţiilor, în cadrul fiecărui proiect, creatorul de documente este cel care decide împreună cu specialiştii noştri structura de indecşi.

Obiectivul principal vizat într-o arhivă electronică este regăsirea rapidă a documentelor de către creatorul sau administratorul arhivei

Pregătirea documentelor

Activitatea de pregătire a documentelor face posibilă introducerea lor în echipamentele profesionale de scanare. Acest pas este similar ordonării documentelor şi constituirii dosarelor, operaţiuni efectuate în cadrul arhivării fizice.

Păstrate în bibliorafturi, mape sau alte mijloace de protecţie, documentele vor fi ordonate conform unor proceduri metodologice stabilite împreună cu beneficiarul. După gruparea lor, poate fi început procesul de scanare.

Scanarea documentelor

Specialiştii noştri vor face conversiadocumentelor din format fizic in format digital.Documentele sunt salvate ca fişiere multipage cu extensiile: *tiff, *pdf, *djvu, compatibile cu software-ul de gestiune.

Avem in dotare echipamente profesionale care pot scana materiale specifice din arhive, cum ar fi: dosare, registre si documente.

Indexarea și arhivarea electronica

Prin stabilirea în prealabil a unei structuri de indecşi, documentele în format digital vor fi indexate şi organizate structural conform cerinţelor clientului. Astfel, documentele dumneavoastră se transformă într-o arhivă electronică, pregătite pentru a fi

utilizate ori de câte ori aveţi nevoie în activitatea pe care o desfăşuraţi. Arhivarea electronică este gestionată printr-un soft specializat recunoscut la nivel european. Indiferent de complexitate, găsim soluţii hardware şi software personalizate pentru desfăşurarea proceselor de digitizare.